Verdeckte Personalsuche: Begriffe einfach erklärt.

Verdeckte Personalsuche

Bei einer verdeckten Personalsuche bleibt vertraulich, welches Unternehmen eine Position besetzen möchte. Geeignete Kandidat:innen werden vor allem direkt und persönlich angesprochen. Eine anonyme Stellenanzeige kann die Suche ergänzen. Vorab wird festgelegt, wer kontaktiert werden darf und wer von der Suche erfährt. Der Name des Unternehmens wird erst nach dessen Zustimmung genannt. Dafür werden auch die Begriffe diskrete, vertrauliche oder anonyme Personalsuche verwendet.

Mehr dazu: Wann ist verdeckte Personalsuche sinnvoll? →

Direktansprache

Direktansprache bedeutet, dass geeignete Personen gezielt und persönlich wegen einer Stelle kontaktiert werden. Dazu gehören auch Menschen, die gerade nicht aktiv nach einem neuen Arbeitsplatz suchen. Die Personalberatung recherchiert, wer zu den Anforderungen passt, und nimmt einzeln Kontakt auf. Bei einer verdeckten Suche beschreibt sie zunächst die Aufgaben und die wichtigsten Bedingungen der Stelle. Das suchende Unternehmen nennt sie erst mit dessen Zustimmung.

Mehr dazu: Ablauf der verdeckten Personalsuche →

Sperrliste

Eine Sperrliste hält fest, welche Unternehmen, Unternehmensbereiche oder Personen bei der Suche nicht kontaktiert werden dürfen. Dazu können beispielsweise Kund:innen, Lieferanten, Partnerunternehmen, Wettbewerber oder persönliche Kontakte gehören. Die Liste wird vor Beginn der Suche gemeinsam vereinbart. Sie hilft, Geschäftsbeziehungen zu schützen und Hinweise auf das suchende Unternehmen zu vermeiden. In der Personalberatung wird dafür auch der englische Begriff Off-Limits verwendet.

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Stufenweise Offenlegung

Stufenweise Offenlegung bedeutet, dass Kandidat:innen die Informationen zur Stelle und zum Unternehmen nach und nach erhalten. Zunächst werden nur die Aufgaben und die wichtigsten Bedingungen beschrieben. Weitere Einzelheiten und der Firmenname folgen, wenn die Person Interesse hat und grundsätzlich zu den Anforderungen passt. Das suchende Unternehmen muss der Nennung seines Namens vorher zustimmen.

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Informationskreis

Zum Informationskreis gehören alle Personen, die von der vertraulichen Suche wissen. Vor dem Start wird vereinbart, wer im Unternehmen informiert ist, wer über die Besetzung entscheidet und wer an Gesprächen teilnimmt. Auch der Zugang zu den Kandidatenprofilen wird festgelegt. Dabei gilt: so wenige Personen wie möglich, so viele wie nötig. Das verringert das Risiko, dass Informationen zu früh weitergegeben oder missverstanden werden.

Mehr dazu: Nachfolge vertraulich vorbereiten →

NDA (Geheimhaltungsvereinbarung)

NDA steht für den englischen Ausdruck Non-Disclosure Agreement und bedeutet Geheimhaltungsvereinbarung. Darin wird festgehalten, welche Informationen vertraulich behandelt werden müssen. Bei meiner verdeckten Personalsuche verpflichte ich mich damit zur Vertraulichkeit über die Position, das Unternehmen und die beteiligten Personen. Auf Wunsch unterschreiben wir die Vereinbarung, bevor Sie mir Einzelheiten nennen. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn diese Informationen einen besonderen Schutz benötigen.

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Anonyme Stellenanzeige

Eine anonyme Stellenanzeige beschreibt eine offene Stelle, ohne das suchende Unternehmen zu nennen. Sie kann die persönliche Direktansprache ergänzen und zusätzliche Bewerbungen ermöglichen. Dabei reicht es nicht, nur den Firmennamen wegzulassen: Auch Angaben zur Branche, zum Standort und zu den Aufgaben können das Unternehmen erkennbar machen. Die Formulierung der Anzeige muss deshalb mit den vereinbarten Regeln zur Vertraulichkeit abgestimmt werden.

Mehr dazu: Leistungsumfang →

Vertrauliche Nachfolgebesetzung

Bei einer vertraulichen Nachfolgebesetzung wird eine Person für eine Position gesucht, deren bevorstehender Wechsel noch nicht bekannt werden soll. Das kann etwa die Geschäftsführung, eine Bereichsleitung oder eine Stelle mit engem Kontakt zu Kund:innen und Lieferanten betreffen. Die Suche beginnt bereits, bevor der Wechsel im Unternehmen oder nach außen angekündigt werden kann. Gespräche und Auswahl bleiben bis zur Entscheidung vertraulich.

Mehr dazu: Nachfolge vertraulich vorbereiten →

Executive Search

Executive Search ist die gezielte Suche nach Personen für Führungs- und Schlüsselpositionen. Die Beratung recherchiert geeignete Kandidat:innen und spricht sie persönlich an, auch wenn diese gerade nicht aktiv nach einer neuen Stelle suchen. Den Auftrag erteilt und bezahlt das suchende Unternehmen. Die verdeckte Personalsuche nutzt diese Vorgehensweise ebenfalls. Bei ihr wird besonders darauf geachtet, dass auch die Suche selbst vertraulich bleibt.

Mehr dazu: Executive Search Graz und Steiermark →

Headhunter

Ein Headhunter sucht gezielt nach Personen, die zu einer bestimmten Stelle passen, und spricht sie persönlich an. Dazu recherchiert er, wer die erforderliche Erfahrung und Qualifikation mitbringt. Die Bezeichnung wird von unterschiedlichen Anbietern verwendet, etwa von Personalberatungen und Personalvermittlungen. Welche Aufgaben ein Headhunter neben der Suche und Kontaktaufnahme übernimmt, hängt vom vereinbarten Auftrag ab. Bei einer verdeckten Suche gehört auch die vertrauliche Begleitung der weiteren Schritte dazu.

Mehr dazu: Headhunter Graz und Steiermark →

Personalberatung

Eine Personalberatung unterstützt Unternehmen bei der Suche und Auswahl neuer Mitarbeiter:innen. Sie klärt die Anforderungen an die Stelle und schätzt ein, ob sich passende Personen zum vorgesehenen Gehalt finden lassen. Anschließend sucht sie Kandidat:innen, prüft deren Eignung und begleitet das Unternehmen bis zur Entscheidung. Zur Beratung gehört auch eine offene Rückmeldung, wenn die Anforderungen oder das angebotene Gehalt die Suche erschweren.

Mehr dazu: Personalvermittlung, Personalberatung oder Headhunter? →

Personalvermittlung

Eine Personalvermittlung bringt Unternehmen und passende Kandidat:innen zusammen. Ziel ist eine direkte Anstellung beim suchenden Unternehmen. Häufig bezahlt das Unternehmen die Vermittlung erst, wenn ein Arbeitsvertrag zustande kommt. Das Honorar wird dabei oft als Anteil des Jahresgehalts berechnet. In Österreich gehört Personalvermittlung zum Gewerbe der Arbeitsvermittlung. Anbieter lassen sich im Gewerbeinformationssystem Austria, kurz GISA, nachsehen. Für Kandidat:innen ist die Vermittlung kostenlos.

Mehr dazu: Personalvermittlung, Personalberatung oder Headhunter? →

Personalüberlassung (Zeitarbeit)

Bei der Personalüberlassung sind Mitarbeiter:innen bei einem Personaldienstleister angestellt und arbeiten vorübergehend in einem anderen Unternehmen. Der Personaldienstleister bleibt ihr Arbeitgeber. Bei einer Personalvermittlung wird die vermittelte Person dagegen direkt beim suchenden Unternehmen angestellt. Entscheidend ist also, bei wem das Arbeitsverhältnis besteht.

Mehr dazu: Personalvermittlung, Personalberatung oder Headhunter? →

Suchmandat

Ein Suchmandat ist der Auftrag an eine Personalberatung, geeignete Personen für eine bestimmte Stelle zu finden. Bei einer verdeckten Suche gehören dazu die Recherche, die vertrauliche Kontaktaufnahme und die Prüfung der Eignung. Die Beratung begleitet die Suche bis zur Entscheidung. Welche Leistungen enthalten sind und welches Honorar dafür anfällt, wird vor der Beauftragung vereinbart. Dabei werden die Position, der Umfang der Suche und die Anforderungen an die Vertraulichkeit berücksichtigt.

Mehr dazu: Investition →

Exklusivmandat

Bei einem Exklusivmandat beauftragt ein Unternehmen nur eine Personalberatung mit der Suche nach einer bestimmten Position. Es arbeiten also nicht mehrere Beratungen gleichzeitig an derselben Besetzung. Das hält bei vertraulichen Suchen den Kreis der informierten Personen klein und vermeidet doppelte Kontaktaufnahmen durch verschiedene Anbieter. Häufig wird dabei ein Honorar für die Sucharbeit vereinbart oder eine Anzahlung mit einem späteren Erfolgshonorar kombiniert.

Mehr dazu: Was kostet ein Headhunter? →

Retainer (Mandatshonorar)

Ein Retainer ist ein Honorar, das ganz oder teilweise für die Arbeit an der Suche bezahlt wird. Dieser Teil der Vergütung fällt unabhängig davon an, ob die Stelle besetzt wird. Der Begriff wird unterschiedlich verwendet:

• Anzahlung: Ein Betrag wird zu Beginn der Suche bezahlt.
• Teilretainer: Eine Anzahlung wird mit einem Erfolgshonorar kombiniert. Ein Teil der Vergütung fällt zu Beginn an, der weitere Teil bei erfolgreicher Besetzung.
• Retained Search: Das Unternehmen beauftragt ausschließlich eine Beratung. Das Honorar wird nach dem Fortschritt der Suche abgerechnet, häufig in drei Teilbeträgen. Diese Auftragsform ist bei der Suche auf Geschäftsleitungsebene üblich.

Mehr dazu: Was kostet ein Headhunter? →

Erfolgshonorar

Ein Erfolgshonorar wird fällig, wenn der im Vertrag vereinbarte Besetzungserfolg eintritt. Das kann die Einstellungszusage, die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags oder der erste Arbeitstag sein. Häufig wird das Honorar als Anteil des vereinbarten Bruttojahresgehalts einschließlich der vorgesehenen variablen Vergütung berechnet. Andere Modelle verwenden ein Vielfaches des Monatsgehalts. Entscheidend ist, welche Berechnungsgrundlage und welcher Zahlungszeitpunkt im Vertrag festgelegt sind.

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Garantiezeit (Nachbesetzung)

Die Garantiezeit bezeichnet einen vereinbarten Zeitraum, in dem die Personalberatung eine Stelle unter bestimmten Bedingungen ohne zusätzliches Vermittlungshonorar nachbesetzt. Das kann beispielsweise gelten, wenn die vermittelte Person das Unternehmen kurz nach dem Eintritt wieder verlässt. Zeitraum und Bedingungen unterscheiden sich je nach Anbieter. Im Vertrag sollte stehen, in welchen Fällen die Nachbesetzung gilt, etwa bei einer Kündigung durch das Unternehmen oder durch die eingestellte Person.

Mehr dazu: Was in den AGB tatsächlich steht →

Vertraulicher Marktcheck

Mit dem vertraulichen Marktcheck erhalten Sie vor einem Suchauftrag eine schriftliche Einschätzung Ihrer Besetzungschancen. Ich prüfe, wie viele geeignete Personen infrage kommen, wie das vorgesehene Gehalt zur Marktlage passt und wie realistisch die Suche unter diesen Bedingungen ist. Dazu führe ich mindestens zwei Gespräche zur ersten Einschätzung des Marktes, ohne Ihr Unternehmen zu nennen. Sie erhalten die Ergebnisse und eine klare Empfehlung für das weitere Vorgehen.

Mehr dazu: Vertraulicher Marktcheck →

Kandidatenpotenzial

Das Kandidatenpotenzial beschreibt, wie viele Personen grundsätzlich für eine Stelle infrage kommen. Für die Einschätzung werden die Branche, die Region und die Anforderungen an die Position betrachtet. Personen aus Unternehmen auf der Sperrliste werden nicht mitgezählt. Wenn nur wenige geeignete Menschen infrage kommen, kann die Suche trotzdem gelingen. Dann ist es besonders wichtig, dass die Anforderungen und das angebotene Gehalt zur Situation am Arbeitsmarkt passen.

Mehr dazu: Vertraulicher Marktcheck →

Shortlist

Eine Shortlist ist eine engere Auswahl bereits geprüfter Kandidat:innen, die dem Unternehmen vorgestellt wird. Zu jedem Profil gibt es eine Einschätzung zur fachlichen Eignung, zum Interesse an der Stelle sowie zu Gehaltsvorstellungen und möglichem Eintrittstermin. Hinzu kommt eine Empfehlung für die nächsten Schritte. Bei meiner verdeckten Personalsuche wurden die vorgestellten Personen bereits vertraulich angesprochen und haben Interesse an der Position gezeigt.

Mehr dazu: Ablauf der verdeckten Personalsuche →