Datenschutzerklärung

Stand: 27. Juli 2026

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), des Telekommunikationsgesetzes 2021 (TKG 2021) sowie weiterer einschlägiger Rechtsvorschriften.

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Besuch unserer Website www.verdeckte-personalsuche.at sowie im Rahmen unserer Leistungen in den Bereichen verdeckte Personalsuche, Direktansprache, Recruiting, Personalberatung und Arbeitsvermittlung verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

Für Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte direkt an den Verantwortlichen unter vertraulich@verdeckte-personalsuche.at.

2. Allgemeine Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die jeweils genannten Zwecke erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu zählen beispielsweise Name, Kontaktdaten, berufliche Angaben, Bewerbungsunterlagen, Gesprächsnotizen oder technische Zugriffsdaten.

Wir achten insbesondere auf folgende Grundsätze:

• Verarbeitung nach Treu und Glauben und in transparenter Weise
• Zweckbindung
• Datenminimierung
• sachliche Richtigkeit
• Speicherbegrenzung
• Integrität und Vertraulichkeit
• Schutz vor unbefugtem Zugriff
• Löschung, sobald keine Rechtsgrundlage oder kein legitimer Speicherzweck mehr besteht

3. Besuch der Website / Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website werden aus technischen Gründen bestimmte Daten verarbeitet, die durch Ihren Browser automatisch an unseren Webserver übermittelt werden.

Dazu können insbesondere folgende Daten gehören:

• aufgerufene Website bzw. Unterseite
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• IP-Adresse
• verwendeter Browser
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• übertragene Datenmenge
• Statusmeldungen des Webservers

Diese Daten werden verarbeitet, um die Website technisch bereitzustellen, die Systemsicherheit zu gewährleisten, Missbrauch zu verhindern, Fehler zu analysieren und die Stabilität der Website sicherzustellen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und technisch fehlerfreien Betrieb der Website.

Die Website wird bei folgendem Anbieter gehostet:

Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Der Hosting-Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag, soweit dies für den technischen Betrieb, die Sicherheit, die Bereitstellung der Website und den technischen E-Mail-Versand erforderlich ist. Die vertraglich vereinbarten Hosting-Leistungen werden innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums erbracht.

Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für den sicheren technischen Betrieb, die Fehleranalyse und die Abwehr von Angriffen erforderlich ist. IP-Adressen in Access-Logs werden nach Angaben unseres Hosting-Anbieters nach 24 Stunden anonymisiert und spätestens nach drei Monaten gelöscht. Eine längere Speicherung kann im Einzelfall erfolgen, wenn dies zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen, Missbrauch oder Angriffen erforderlich ist.

Zusätzlich werten wir die genannten Server-Logfiles mit der Statistik-Software AWStats unseres Hosting-Anbieters aus, um die Nutzung unserer Website in zusammengefasster Form zu erfassen, etwa Seitenaufrufe, Herkunftsländer und verwendete Browser. Diese Auswertung erfolgt ausschließlich auf dem Server; es werden dafür keine Cookies gesetzt und keine Analyse-Scripts in Ihrem Browser ausgeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der statistischen Auswertung der Reichweite unserer Website.

4. Kontaktaufnahme über Website, E-Mail oder Telefon

Wenn Sie über eines unserer Formulare, per E-Mail oder telefonisch mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir jene Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen.

Auf www.verdeckte-personalsuche.at gibt es folgende Formulare:

• Kontaktformular für Unternehmen: Name, E-Mail-Adresse, bevorzugter Kontaktweg; freiwillig zusätzlich Telefonnummer, Unternehmen, gewünschtes Rückrufzeitfenster und eine Nachricht.
• Formular für Kandidat:innen: Name, E-Mail-Adresse, bevorzugter Kontaktweg; freiwillig zusätzlich Telefonnummer, ein Link zu Ihrem LinkedIn- oder XING-Profil und eine Nachricht.
• Checklisten-Formular: E-Mail-Adresse. Die angeforderte Checkliste senden wir Ihnen als PDF per E-Mail zu. Optional können Sie dabei per gesonderter Checkbox unseren Newsletter abonnieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Direktwerbung, Unternehmensansprache und Newsletter“.
• Vormerkungs-Formular zum Website-Start: E-Mail-Adresse. Sie werden einmalig informiert, sobald die vollständige Website online ist. Näheres im Abschnitt „Direktwerbung, Unternehmensansprache und Newsletter“.

Die in den Formularen eingegebenen Daten werden per E-Mail an uns übermittelt. Eine dauerhafte Speicherung im Website-System erfolgt nur bei einer Newsletter-Anmeldung oder einer Vormerkung zum Website-Start; Näheres dazu im Abschnitt „Direktwerbung, Unternehmensansprache und Newsletter“. Die Verarbeitung einer Kontaktanfrage oder der Anforderung der Checkliste setzt keine datenschutzrechtliche Einwilligung voraus.

Zum Schutz unserer Formulare vor Spam, automatisierten Masseneingaben und sonstigem Missbrauch setzen wir technische Schutzmaßnahmen ein. Hierfür können technische Verbindungsdaten sowie pseudonymisierte Prüfwerte aus IP-Adresse und E-Mail-Adresse verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu diesem Zweck; die Prüfwerte werden spätestens nach 24 Stunden gelöscht. Eine Nutzung zu Analyse-, Marketing- oder Trackingzwecken findet nicht statt.

Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unserer Formulare vor Missbrauch, Spam und automatisierten Masseneingaben. Externe Spam-Schutz-Dienste wie reCAPTCHA oder hCaptcha werden nicht eingesetzt.

Wir verwenden die übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kontaktaufnahme, zur Vereinbarung eines Rückrufs, zur Vorbereitung eines Gesprächs sowie gegebenenfalls zur Anbahnung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung.

Rechtsgrundlagen sind je nach Art der Anfrage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Anfragen und der Kommunikation mit Interessenten, Kunden, Kandidat:innen und Geschäftspartnern
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten bestehen

Allgemeine Anfragen werden für die Dauer der Bearbeitung und darüber hinaus so lange gespeichert, wie dies zur Dokumentation der Kommunikation, zur Verteidigung möglicher Ansprüche oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Soweit daraus keine Geschäftsbeziehung entsteht, löschen wir allgemeine Anfragen grundsätzlich spätestens nach 6 Monaten, sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich ist.

5. Verarbeitung von Daten von Unternehmen, Auftraggebern und Geschäftspartnern

Wenn Unternehmen, Geschäftsführer, Personalverantwortliche, Führungskräfte oder sonstige geschäftliche Ansprechpartner mit uns Kontakt aufnehmen oder wir mit diesen in einer Geschäftsbeziehung stehen, verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Name
• Unternehmen
• Funktion / Position
• geschäftliche Kontaktdaten
• Kommunikationsinhalte
• Informationen zu Suchaufträgen
• Vertragsdaten
• Angebots- und Rechnungsdaten
• Projektdaten
• Dokumentations- und Gesprächsnotizen

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Bearbeitung von Anfragen
• Erstellung von Angeboten
• Durchführung von Suchaufträgen
• Kommunikation mit Auftraggebern
• Projektabwicklung
• Vertragsmanagement
• Rechnungslegung und Buchhaltung
• Kundenbetreuung
• Direktwerbung im gesetzlich zulässigen Umfang
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Rechtsgrundlagen sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere steuer- und unternehmensrechtlicher Aufbewahrungspflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an Geschäftsbeziehungen, Kundenbetreuung, Projektabwicklung, Direktwerbung gegenüber Unternehmen und Rechtsdurchsetzung

Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere steuer- und unternehmensrechtlichen Pflichten, grundsätzlich 7 Jahre aufbewahrt. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

6. Bewerbungen und Kandidat:innenkontakt

verdeckte-personalsuche.at richtet sich sowohl an Unternehmen als auch an Kandidat:innen.

Wenn Sie sich bei uns bewerben, uns Unterlagen übermitteln, mit uns ein Gespräch führen oder uns Ihr Interesse an beruflichen Möglichkeiten mitteilen, verarbeiten wir je nach Situation insbesondere folgende Daten:

• Name
• Kontaktdaten
• aktuelle Position
• aktueller Arbeitgeber
• beruflicher Werdegang
• Qualifikationen
• Aus- und Weiterbildungen
• Berufserfahrung
• LinkedIn- oder XING-Profil
• Lebenslauf
• Zeugnisse
• Foto, sofern übermittelt
• Gehaltsvorstellung
• Wechselmotivation
• Verfügbarkeit
• Notizen aus Gesprächen
• Informationen zu gewünschten Positionen, Rahmenbedingungen und Präferenzen
• sonstige von Ihnen bereitgestellte Informationen

Wir verarbeiten diese Daten zu folgenden Zwecken:

• Kontaktaufnahme und Kommunikation
• Prüfung Ihrer beruflichen Vorstellungen
• Abgleich mit konkreten Suchaufträgen
• Erstellung von Kandidat:innenprofilen
• Vorbereitung und Durchführung von Gesprächen
• Abstimmung mit Ihnen über mögliche Positionen
• Vermittlung an passende Auftraggeber
• Dokumentation des Bewerbungs- und Vermittlungsprozesses
• Aufnahme in einen Kandidat:innenpool, sofern Sie dem zustimmen
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn Sie eine Einwilligung erteilen, insbesondere für die Aufnahme in den Kandidat:innenpool oder für die Weitergabe Ihrer identifizierenden Daten an Auftraggeber
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Durchführung von Recruiting-, Such- und Vermittlungsprozessen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen

Bitte übermitteln Sie uns nur solche Informationen, die für Ihre berufliche Eignung, Ihre Wechselabsicht oder den jeweiligen Vermittlungsprozess relevant sind.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheitsdaten, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder vergleichbar sensible Informationen, fordern wir nicht aktiv an. Sollten Sie uns solche Informationen dennoch freiwillig übermitteln, verwenden wir diese grundsätzlich nicht für den Vermittlungsprozess. Soweit eine Verarbeitung ausnahmsweise erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO). Wir behalten uns vor, solche Informationen zu löschen oder bei der weiteren Bearbeitung nicht zu berücksichtigen.

7. Verdeckte Suche und Direktansprache von potenziellen Kandidat:innen

Im Rahmen unserer Tätigkeit im Bereich verdeckte Personalsuche und Direktansprache können wir personenbezogene Daten potenzieller Kandidat:innen auch aus beruflich zugänglichen oder öffentlich verfügbaren Quellen verarbeiten.

Solche Quellen können insbesondere sein:

• LinkedIn
• XING
• berufliche Netzwerke
• öffentlich zugängliche Unternehmenswebsites
• berufliche Online-Profile
• Suchmaschinen und öffentlich auffindbare berufliche Informationen
• Branchenverzeichnisse
• Empfehlungen
• frühere berufliche Kontakte
• öffentlich verfügbare Informationen über berufliche Funktionen

Dabei verarbeiten wir nur solche Daten, die für die Einschätzung einer möglichen beruflichen Eignung, eine diskrete Kontaktaufnahme oder einen konkreten Suchauftrag relevant sind.

Dazu können insbesondere folgende Daten gehören:

• Name
• berufliche Funktion
• aktueller Arbeitgeber
• beruflicher Werdegang
• Qualifikationen
• berufliche Schwerpunkte
• öffentlich angegebene Kontaktdaten
• LinkedIn- oder XING-Profil
• öffentlich verfügbare berufliche Informationen
• Gesprächsnotizen nach einer Kontaktaufnahme
• Einschätzung zur fachlichen Passung
• Wechselbereitschaft, sofern von Ihnen mitgeteilt

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Identifikation potenziell geeigneter Kandidat:innen
• diskrete Erstansprache
• Prüfung einer möglichen fachlichen Passung und beruflicher Interessen
• Durchführung von Suchaufträgen
• Vorbereitung nicht unmittelbar identifizierender Kandidat:inneninformationen
• Kommunikation mit interessierten Kandidat:innen
• Dokumentation des Suchprozesses

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung professioneller Personalberatung, Direktansprache und verdeckter Suche. Gleichzeitig besteht ein berechtigtes Interesse unserer Auftraggeber an der Besetzung offener Fach- und Führungspositionen. Potenzielle Kandidat:innen können ebenfalls ein Interesse daran haben, über passende berufliche Möglichkeiten informiert zu werden.

Wir achten dabei auf eine möglichst diskrete und verhältnismäßige Verarbeitung.

Wenn wir personenbezogene Daten nicht direkt bei Ihnen erhoben haben, informieren wir Sie gemäß Art. 14 DSGVO im Zuge der ersten Kontaktaufnahme, spätestens jedoch innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist, über die Verarbeitung Ihrer Daten, die Datenquelle und Ihre Rechte. Hierfür verwenden wir einen schriftlichen Datenschutzhinweis mit einem Link zu dieser Datenschutzerklärung.

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktansprache jederzeit widersprechen. In diesem Fall werden wir Ihre Daten für diesen Zweck nicht weiterverarbeiten.

Zur Vermeidung einer erneuten Kontaktaufnahme können wir eine minimale Sperrinformation speichern, insbesondere Name, Kontaktdatum und Hinweis „keine weitere Kontaktaufnahme gewünscht“. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihren Widerspruch dauerhaft zu beachten und eine erneute Kontaktaufnahme zu vermeiden.

8. Weitergabe von Kandidat:innen-Daten an Auftraggeber

Die Weitergabe identifizierender Kandidat:innen-Daten an Auftraggeber erfolgt grundsätzlich erst nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe.

Identifizierende Kandidat:innen-Daten sind insbesondere Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, konkrete Arbeitgeberangaben, detaillierte berufliche Stationen oder sonstige Informationen, aus denen Ihre Identität unmittelbar erkennbar ist.

Die Freigabe kann sich auf einen konkreten Auftraggeber, eine konkrete Position oder einen konkret abgestimmten Vermittlungsschritt beziehen.

Ohne Ihre Freigabe erfolgt keine Offenlegung Ihrer Identität gegenüber einem Auftraggeber.

Vor einer solchen Freigabe können wir Auftraggebern allgemeine, nicht unmittelbar identifizierende Informationen zu möglichen Profilen mitteilen. Soweit eine Person aufgrund besonderer Umstände dennoch identifizierbar sein könnte, behandeln wir diese Informationen weiterhin als personenbezogene Daten und übermitteln sie nur im rechtlich zulässigen Umfang.

An Auftraggeber können nach Ihrer Freigabe insbesondere folgende Daten übermittelt werden:

• Name
• beruflicher Werdegang
• Qualifikationen
• Lebenslauf
• Zeugnisse, sofern relevant und von Ihnen freigegeben
• aktuelle Position
• Gehaltsvorstellung
• Verfügbarkeit
• Wechselmotivation
• Gesprächsnotizen und Einschätzungen, soweit für den Prozess relevant
• Kontaktdaten, sofern dies vereinbart ist

Ab der Übermittlung verarbeitet der jeweilige Auftraggeber Ihre Daten als eigenständiger Verantwortlicher im Sinne der DSGVO nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen. Für diese Verarbeitung ist der Auftraggeber selbst verantwortlich; Betroffenenrechte können Sie insoweit auch unmittelbar dort geltend machen.

Rechtsgrundlage für die Weitergabe identifizierender Kandidat:innen-Daten ist grundsätzlich Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Je nach konkreter Situation können vorbereitende Verarbeitungsschritte im Vermittlungsprozess zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden, soweit dies erforderlich und rechtlich zulässig ist.

9. Kandidat:innenpool

Wenn Sie möchten, können wir Ihre Daten in unseren Kandidat:innenpool aufnehmen, um Sie auch bei zukünftigen passenden Positionen kontaktieren zu können.

Die Aufnahme in den Kandidat:innenpool erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Im Kandidat:innenpool können insbesondere folgende Daten gespeichert werden:

• Name
• Kontaktdaten
• berufliches Profil
• Lebenslauf
• Qualifikationen
• berufliche Interessen
• gewünschte Positionen
• regionale Präferenzen
• Gehaltsvorstellungen
• Verfügbarkeit
• Gesprächsnotizen
• bisherige Kommunikation
• Such- und Vermittlungshistorie

Sie können Ihre Einwilligung zur Speicherung im Kandidat:innenpool jederzeit widerrufen. In diesem Fall löschen wir Ihre Daten, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

Daten im Kandidat:innenpool speichern wir maximal 24 Monate ab Ihrer dokumentierten Einwilligung. Eine Verlängerung erfolgt nur, wenn Sie zuvor erneut aktiv einwilligen. Ohne eine solche neue Einwilligung werden die Daten nach Ablauf dieser Frist gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

10. Speicherdauer bei Bewerbungen und Vermittlungsprozessen

Daten aus konkreten Bewerbungs-, Such- oder Vermittlungsprozessen speichern wir grundsätzlich für die Dauer des jeweiligen Prozesses.

Nach Abschluss des konkreten Bewerbungs- oder Vermittlungsprozesses speichern wir Kandidat:innen-Daten grundsätzlich noch 7 Monate, sofern keine längere Speicherung erforderlich oder zulässig ist.

Eine längere Speicherung kann insbesondere erfolgen, wenn:

• Sie in die Aufnahme in den Kandidat:innenpool eingewilligt haben
• eine Geschäftsbeziehung entstanden ist
• gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen
• die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind
• eine weitere Speicherung im Einzelfall auf Grundlage berechtigter Interessen zulässig ist

Daten von Kandidat:innen, die im Rahmen einer Direktansprache kein Interesse zeigen oder einer weiteren Verarbeitung widersprechen, werden für den ursprünglichen Suchzweck nicht weiterverarbeitet. Gegebenenfalls speichern wir eine minimale Sperrinformation, um eine erneute Kontaktaufnahme zu vermeiden.

11. Direktwerbung, Unternehmensansprache und Newsletter

Wir verarbeiten geschäftliche Kontaktdaten von Unternehmen sowie von Geschäftsführer:innen, Personalverantwortlichen, Führungskräften und sonstigen geschäftlichen Ansprechpartnern, um über unsere Leistungen zu informieren, Geschäftsbeziehungen anzubahnen sowie bestehende Geschäftsbeziehungen zu betreuen und abzuwickeln.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Direktwerbung gegenüber Unternehmen sowie in der Anbahnung und Pflege geschäftlicher Kontakte. Wir beschränken uns dabei auf beruflich relevante Daten und auf einen verhältnismäßigen Umfang.

Wenn wir geschäftliche Kontaktdaten nicht direkt bei Ihnen erhoben haben, informieren wir Sie gemäß Art. 14 DSGVO im Zuge der ersten Kontaktaufnahme, spätestens jedoch innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist, über die Verarbeitung Ihrer Daten, die Datenquelle und Ihre Rechte.

Der Versand elektronischer Werbung erfolgt nur mit vorheriger Einwilligung oder im Rahmen der gesetzlichen Ausnahme für bestehende Kunden gemäß § 174 TKG 2021. In diesem Fall informieren wir ausschließlich über eigene ähnliche Leistungen, sofern die Voraussetzungen der gesetzlichen Ausnahme erfüllt sind, kein Widerspruch vorliegt und in jeder Nachricht eine einfache Abmeldemöglichkeit besteht.

Geschäftliche Kontaktdaten, die wir für die Unternehmensansprache verarbeiten, löschen wir, sobald feststeht, dass kein Interesse an einer Zusammenarbeit besteht, spätestens jedoch 12 Monate nach der letzten Kontaktaufnahme, sofern daraus keine Geschäftsbeziehung entstanden ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Entsteht eine Geschäftsbeziehung, gelten die Fristen aus Abschnitt 5.

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktwerbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Danach verarbeiten wir Ihre Daten für diesen Zweck nicht weiter.

Zur Vermeidung einer erneuten Kontaktaufnahme können wir eine minimale Sperrinformation speichern, insbesondere Name, Unternehmen, Kontaktdatum und Hinweis „keine weitere Kontaktaufnahme gewünscht“. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihren Widerspruch dauerhaft zu beachten.

Newsletter

Über unsere Website können Sie einen kurzen Newsletter mit Tipps und wichtigen Infos zu vertraulichen Besetzungen abonnieren. Die Erscheinungsweise beträgt viermal jährlich.

Die Anmeldung erfolgt über eine gesonderte, nicht vorausgewählte Checkbox im Checklisten-Formular oder im Vormerkungs-Formular und wird erst wirksam, wenn Sie den per E-Mail zugesandten Bestätigungslink öffnen und die Anmeldung auf der Bestätigungsseite per Klick bestätigen. Dieses Verfahren wird als Double-Opt-in bezeichnet.

Ohne Bestätigung wird kein Newsletter versendet. Unbestätigte Anmeldungen werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 174 TKG 2021.

Zum Nachweis der Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO protokollieren wir jeweils Zeitpunkt und IP-Adresse der Anmeldung und der Bestätigung. Verarbeitet werden ausschließlich Ihre E-Mail-Adresse und diese Protokolldaten. Sie bleiben für die Dauer Ihres Abonnements, also bis zu Ihrem Widerruf, gespeichert.

Der Newsletter wird so versendet, dass Empfänger:innen die E-Mail-Adressen anderer Empfänger:innen nicht einsehen können. Ein externer Newsletter-Dienstleister wird derzeit nicht eingesetzt. Sollte sich das künftig ändern, informieren wir an dieser Stelle über den eingesetzten Anbieter.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den Abmeldelink in jeder Ausgabe, über die Seite Newsletter-Abmeldung oder formlos per E-Mail an vertraulich@verdeckte-personalsuche.at.

Nach dem Widerruf erhalten Sie keine weiteren Ausgaben und Ihre Daten werden aus der Versandliste gelöscht. Zum Nachweis der ursprünglich erteilten Einwilligung und zur Vermeidung erneuter Zusendungen speichern wir einen minimalen Sperrvermerk, insbesondere E-Mail-Adresse und Abmeldezeitpunkt, für bis zu drei Jahre.

Vormerkung zum Website-Start

Solange die vollständige Website noch nicht online ist, können Sie sich über ein Formular auf der Startseite vormerken lassen. Sie erhalten dann eine einmalige Benachrichtigung per E-Mail, sobald die Website startet, gemeinsam mit der Checkliste „Eine Schlüsselposition vertraulich besetzen“ als PDF.

Auch diese Vormerkung wird erst wirksam, wenn Sie den per E-Mail zugesandten Bestätigungslink öffnen und die Vormerkung auf der Bestätigungsseite per Klick bestätigen (Double-Opt-in). Ohne Bestätigung erfolgt keine Benachrichtigung; unbestätigte Vormerkungen werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Zum Nachweis der Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO protokollieren wir Zeitpunkt und IP-Adresse der Eintragung und der Bestätigung. Verarbeitet werden ausschließlich Ihre E-Mail-Adresse und diese Protokolldaten.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 174 TKG 2021. Nach dem Versand der Start-Benachrichtigung wird Ihre Vormerkung gelöscht, sofern Sie nicht zusätzlich per gesonderter Checkbox unseren Newsletter abonniert haben. Sie können die Vormerkung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen - über die Seite Abmeldung oder formlos per E-Mail an vertraulich@verdeckte-personalsuche.at.

12. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet derzeit keine einwilligungspflichtigen Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies.

Wir verwenden keine Analyse-, Marketing- oder Trackingdienste. Die auf dieser Website verwendeten Schriften werden ausschließlich vom eigenen Webserver geladen.

Beim bloßen Besuch unserer Website werden keine Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Trackingzwecken gesetzt. Soweit technisch erforderliche Speicher- oder Zugriffsvorgänge erfolgen, dienen diese ausschließlich der von Ihnen ausdrücklich gewünschten Nutzung der Website, der technischen Bereitstellung oder dem Schutz vor Missbrauch. Konkret betrifft das derzeit ausschließlich:

• Ein Sitzungs-Cookie beim Absenden eines Formulars: Erst wenn Sie eines unserer Formulare absenden, wird ein technisch notwendiges Session-Cookie gesetzt. Es dient ausschließlich der Begrenzung automatisierter Mehrfach-Sendungen (Spam-Schutz), enthält keine Auswertungs- oder Tracking-Funktion und wird mit dem Schließen des Browsers gelöscht. Beim bloßen Ansehen der Website wird kein Cookie gesetzt.
• Lokale Zwischenspeicherung von Formulareingaben (sessionStorage): Wenn beim Absenden eines Formulars ein Fehler auftritt, werden Ihre Eingaben vorübergehend im Speicher Ihres eigenen Browsers abgelegt, damit Sie sie nicht neu eintippen müssen. Diese Daten verlassen Ihren Browser nicht, werden nicht an uns oder Dritte übertragen und beim Schließen des Browser-Tabs automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 165 Abs. 3 TKG 2021, da die Speicherung bzw. der Zugriff für diese ausdrücklich gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich ist. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

Da derzeit keine einwilligungspflichtigen Cookies, Analyse-, Marketing- oder Trackingdienste eingesetzt werden, wird derzeit kein Cookie-Banner verwendet.

Sollten wir solche Dienste künftig einführen, geschieht dies erst nach technischer und rechtlicher Prüfung, nach vorheriger Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung und, soweit erforderlich, nach Einholung Ihrer aktiven Einwilligung über ein geeignetes Consent-Tool.

13. Social-Media-Links

Unsere Website enthält reine externe Links zum LinkedIn-Profil von Daniel Pfingstl. Anbieter ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Irland.

Es handelt sich dabei nicht um eingebettete Social-Media-Plugins, Feeds oder Tracking-Pixel. Beim bloßen Besuch unserer Website werden daher keine Daten automatisch an LinkedIn übertragen.

Wenn Sie einen solchen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen von LinkedIn. Sind Sie dort eingeloggt, kann LinkedIn den Besuch gegebenenfalls Ihrem Nutzerkonto zuordnen. Auf diese Datenverarbeitung haben wir keinen unmittelbaren Einfluss.

14. LinkedIn, XING und berufliche Netzwerke

Im Rahmen unserer Tätigkeit nutzen wir berufliche Netzwerke, insbesondere LinkedIn und XING, um potenzielle Kandidat:innen zu identifizieren, berufliche Informationen einzusehen und Kontakt aufzunehmen.

Bei der Nutzung solcher Plattformen verarbeiten wir insbesondere öffentlich oder innerhalb des jeweiligen Netzwerks bereitgestellte berufliche Informationen.

Die Verarbeitung durch uns erfolgt zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken der Direktansprache, verdeckten Suche und Personalvermittlung.

Die jeweiligen Plattformbetreiber verarbeiten personenbezogene Daten zusätzlich in eigener Verantwortung nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen. Auf diese Datenverarbeitung haben wir nur begrenzten Einfluss.

15. WhatsApp Business

Für kurze Abstimmungen mit Kandidat:innen und geschäftlichen Ansprechpartnern nutzen wir WhatsApp Business. Anbieter ist WhatsApp Ireland Limited, Irland; Mutterkonzern ist Meta Platforms Inc., USA.

Wir kommunizieren über WhatsApp nur, wenn Sie diesen Kommunikationskanal selbst wählen, etwa indem Sie uns über WhatsApp kontaktieren oder uns diesen Weg ausdrücklich anbieten. Für die Kontaktaufnahme mit uns stehen jederzeit alternative Kommunikationswege zur Verfügung, insbesondere E-Mail und Telefon.

Dabei verarbeiten wir insbesondere Ihre Mobiltelefonnummer, Ihren Namen und die Nachrichteninhalte. Ein automatischer Abgleich unseres geschäftlichen Adressbuchs mit WhatsApp findet nicht statt.

WhatsApp verarbeitet darüber hinaus in eigener Verantwortung Metadaten der Kommunikation, etwa wer wann mit wem kommuniziert. Dabei können Daten auch in die USA übermittelt werden. Die Nachrichteninhalte selbst sind nach Angaben von WhatsApp Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Auf die Datenverarbeitung durch WhatsApp bzw. Meta haben wir keinen unmittelbaren Einfluss; es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp.

Über WhatsApp werden keine vollständigen Bewerbungsunterlagen, Lebensläufe, Zeugnisse, Gehaltsunterlagen oder besonders vertraulichen Informationen zu laufenden Suchprozessen angefordert oder systematisch verarbeitet. Für solche Inhalte verwenden wir geeignetere Kommunikationswege, insbesondere E-Mail, Telefon oder persönliche Gespräche.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation im Rahmen der Anbahnung oder Durchführung eines Vermittlungs- bzw. Auftragsverhältnisses erfolgt, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einfacher, effizienter und von Ihnen gewählter Kommunikation.

16. Lokales CRM-System

Kandidat:innen-, Kunden- und Kontaktdaten verwalten wir in einem lokal betriebenen CRM-System. Dieses läuft ausschließlich auf unseren eigenen, zugriffsgeschützten Geräten – ohne Cloud-Synchronisation und ohne Zugriff externer Anbieter auf die gespeicherten Daten.

Verarbeitet werden dort die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Daten von Kandidat:innen, Auftraggebern und Geschäftspartnern. Zweck ist die strukturierte Abwicklung von Such- und Vermittlungsprozessen sowie die Kunden- und Kandidat:innenbetreuung.

Es gelten die in dieser Datenschutzerklärung genannten Rechtsgrundlagen und Speicherfristen.

17. Microsoft 365 / Outlook

Für E-Mail-Kommunikation, Terminverwaltung, Dokumentenbearbeitung und organisatorische Abläufe verwenden wir Microsoft 365 bzw. Outlook.

Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere:

• Namen
• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern
• Kommunikationsinhalte
• Anhänge
• Termindaten
• Vertrags- und Projektdaten
• Bewerbungs- und Kandidat:innenunterlagen, soweit diese per E-Mail übermittelt oder verarbeitet werden

Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Limited, Irland. Je nach Konfiguration, Dienst und Supportfall können auch verbundene Unternehmen von Microsoft eingebunden sein. Die genaue Datenverarbeitung kann je nach Microsoft-Dienst und Konfiguration variieren.

Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in effizienter, sicherer und strukturierter geschäftlicher Kommunikation und Organisation.

18. Einsatz von KI-Werkzeugen / ChatGPT Business

Wir können KI-gestützte Werkzeuge, insbesondere ChatGPT Business von OpenAI, zur Unterstützung interner Arbeitsprozesse verwenden. Dies betrifft etwa die Strukturierung von Texten, die Erstellung von Entwürfen, die Zusammenfassung nicht personenbezogener Inhalte, die Verbesserung interner Abläufe oder die allgemeine Unterstützung bei Kommunikation und Organisation.

Mit OpenAI besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, soweit OpenAI personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet. OpenAI verarbeitet Geschäftsdaten aus ChatGPT Business nach den jeweils anwendbaren Vertrags- und Datenschutzbedingungen für Geschäftskunden. Eine Nutzung Ihrer Inhalte zum Training allgemeiner KI-Modelle findet nach den für Geschäftskunden geltenden Bedingungen nicht statt.

Personenbezogene Kandidat:innen- oder Kundendaten werden nicht in KI-Werkzeuge eingegeben, sofern sie nicht zuvor so anonymisiert oder abstrahiert wurden, dass eine Identifikation der betroffenen Person nicht mehr möglich ist. Namen, Kontaktdaten, konkrete Arbeitgeber, eindeutige Profil-Links und sonstige unmittelbar identifizierende Informationen werden dabei entfernt.

Wir verwenden KI-Werkzeuge nicht, um automatisierte Entscheidungen über Kandidat:innen oder Auftraggeber zu treffen. Entscheidungen im Recruiting- und Vermittlungsprozess erfolgen nicht ausschließlich automatisiert, sondern durch menschliche Prüfung und Bewertung.

Sofern im Einzelfall eine Verarbeitung personenbezogener Daten mit KI-Werkzeugen erforderlich sein sollte, erfolgt dies nur auf Grundlage einer geeigneten Rechtsgrundlage, der bestehenden vertraglichen Absicherung mit OpenAI und unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.

19. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich und zulässig, an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Auftraggeber und potenzielle Arbeitgeber, wobei identifizierende Kandidat:innen-Daten grundsätzlich nur nach ausdrücklicher Freigabe durch die Kandidat:in weitergegeben werden
• Hosting-Anbieter
• E-Mail- und IT-Dienstleister, insbesondere Microsoft 365 / Outlook
• Anbieter von Kommunikationsdiensten, insbesondere WhatsApp Business, soweit dieser Kommunikationsweg gewählt wird
• berufliche Netzwerkplattformen im Rahmen der Nutzung dieser Dienste
• Steuerberatung und Buchhaltung
• Rechtsberatung
• Behörden, Gerichte oder öffentliche Stellen, soweit gesetzlich erforderlich
• Zahlungs- und Bankdienstleister, soweit erforderlich
• technische Dienstleister und Wartungspartner
• KI-gestützte Werkzeuge, insbesondere ChatGPT Business von OpenAI, soweit Inhalte nicht personenbezogen, anonymisiert, ausreichend abstrahiert oder auf Grundlage einer geeigneten Rechtsgrundlage und einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung verarbeitet werden

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, eine Einwilligung vorliegt oder ein berechtigtes Interesse besteht.

Mit Auftragsverarbeitern schließen wir, soweit erforderlich, Vereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO.

20. Datenübermittlung in Drittländer

Bei einzelnen der nachstehend genannten Dienste kann es – abhängig vom gewählten Kommunikationsweg, der konkreten Konfiguration oder einem Supportfall – zu einer Verarbeitung oder einem Zugriff aus einem Land außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums kommen, insbesondere aus den USA.

Das kann insbesondere folgende Dienste betreffen:

• Microsoft im Zusammenhang mit Microsoft 365 / Outlook,
• LinkedIn, soweit dieses berufliche Netzwerk genutzt wird,
• Meta Platforms / WhatsApp, soweit WhatsApp Business verwendet wird,
• OpenAI / ChatGPT Business, wobei personenbezogene Daten grundsätzlich nicht identifizierbar eingegeben werden und mit OpenAI eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO besteht.

Soweit ein Drittlandtransfer stattfindet, erfolgt er nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Je nach Empfänger und konkreter Verarbeitung stützen wir ihn auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission – bei aktiv zertifizierten US-Empfängern insbesondere auf das EU-U.S. Data Privacy Framework – oder auf von der Europäischen Kommission erlassene Standardvertragsklauseln samt erforderlichen zusätzlichen Schutzmaßnahmen.

Informationen über die für einen konkreten Transfer verwendeten Garantien und eine Kopie dieser Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter vertraulich@verdeckte-personalsuche.at, soweit dadurch Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse nicht beeinträchtigt werden.

21. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, angemessen geschützte Geräte und Konten, Verschlüsselung bei der Übertragung, sorgfältige Auswahl von Dienstleistern sowie Lösch- und Berechtigungskonzepte. Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend dem Stand der Technik und dem Risiko der jeweiligen Verarbeitung angepasst.

22. Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig.

Wenn Sie jedoch mit uns Kontakt aufnehmen, sich bewerben, in einen Vermittlungsprozess eintreten oder eine Geschäftsbeziehung mit uns eingehen möchten, benötigen wir bestimmte Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, mit Ihnen kommunizieren oder unsere Leistungen erbringen zu können.

Ohne die erforderlichen Daten können wir Anfragen, Bewerbungen, Vermittlungen oder Geschäftsprozesse gegebenenfalls nicht oder nur eingeschränkt bearbeiten.

23. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Insbesondere werden Kandidat:innen nicht ausschließlich automatisiert bewertet, ausgewählt oder ausgeschlossen. Entscheidungen im Rahmen der Personalberatung und Vermittlung erfolgen durch menschliche Prüfung.

24. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Information
• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
• Recht auf Widerspruch gegen Direktwerbung
• Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Wenn Sie eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Wenn wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.

Gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch einlegen.

Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu erheben. In Österreich ist dies die:

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter:

vertraulich@verdeckte-personalsuche.at

oder postalisch unter:

direktanstellung.com e.U.
Inhaber: Daniel Pfingstl
Königsbergstraße 143
8261 Sinabelkirchen
Österreich

Zur Bearbeitung Ihrer Anfrage kann es erforderlich sein, Ihre Identität zu überprüfen.

25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen ergeben.

Es gilt die jeweils auf www.verdeckte-personalsuche.at veröffentlichte aktuelle Fassung.