Was kostet ein Headhunter?

Ein Headhunter kostet Geld. Eine falsch besetzte Schlüsselposition kostet mehr.

Wenn Unternehmen zum ersten Mal mit einem Headhunter sprechen, kommt die Kostenfrage meist früh und oft mit einer gewissen Vorsicht. Zu Recht: Die Preisspanne am Markt ist groß, die Modelle sind unterschiedlich und nicht jedes Angebot ist vergleichbar.

Dieser Beitrag ordnet ein, was in Österreich üblich ist. Nicht als Preisliste, sondern damit Sie Angebote einschätzen und die richtigen Fragen stellen können.

Ein Hinweis vorweg: Viele Beiträge zu dieser Frage rechnen mit Verbandszahlen aus Deutschland. Für Österreich sind die nur bedingt brauchbar, der Markt ist kleiner, die Anbieterstruktur eine andere und die Rechtslage ebenfalls. Dieser Beitrag stützt sich deshalb ausschließlich auf österreichische Quellen: die beiden Markttests des Industriemagazins, die veröffentlichten Geschäftsbedingungen österreichischer Personalberatungen, die Statistik Austria und das Arbeitsmarktförderungsgesetz. Jede Zahl ist am Ende des Beitrags belegt.

Die vier Honorarmodelle

Der Standard der Branche ist gehaltsgekoppelt: Das Honorar wird als Prozentsatz des Bruttojahreszielgehalts berechnet. Die entscheidende Trennlinie zwischen den Modellen ist aber nicht, wann bezahlt wird, sondern ob das Honorar überhaupt vom Erfolg abhängt.

Genau an dieser Stelle geraten Begriffe durcheinander. Drei verschiedene Dinge heißen im Markt „Retainer": die Anzahlung selbst, das Mischmodell aus Anzahlung und Erfolgshonorar sowie die Auftragsart Retained Search. Der Unterschied kostet im Zweifel den vollen Betrag, dabei ist er einfach.

Retained Search beschreibt die Auftragsart, nicht den Zahlungsplan: ein exklusives Mandat, bei dem das Honorar am beauftragten Suchprozess hängt und nicht am Ergebnis. Die Drittelung beschreibt den Zahlungsplan, also nur die Frage, wann welcher Teil fällig wird. Ein Mandat kann in zwei, drei oder vier Raten abgerechnet werden, monatlich oder einmalig, ohne dass sich an der Auftragsart etwas ändert.

In der Übersicht unterscheiden sich die ersten drei Zeilen darin, wie viel des Honorars am Erfolg hängt. Die vierte Zeile fällt aus dieser Reihe, sie unterscheidet sich in der Bemessung.

1. Erfolgshonorar

Das Honorar wird erst fällig, wenn besetzt ist, meist als Prozentsatz des Bruttojahreszielgehalts. In veröffentlichten österreichischen Bedingungen findet sich das in mehreren Ausprägungen: Eine Grazer Personalberatung verrechnet drei Bruttogehälter des Bruttojahreszielgehalts, mindestens jedoch EUR 6.000,–, fällig bei Dienstantritt.³ Ein niederösterreichischer Personaldienstleister nennt das Dreifache eines Brutto-Monatsgehalts, aufgerundet auf die nächsten EUR 100,–.⁴ Eine burgenländische Beratung verrechnet vier Bruttomonatsgehälter, fällig mit der Anstellung.⁵ Ein großer, international tätiger Personaldienstleister teilt anders: 50 Prozent des Honorars entstehen bereits mit der Einstellungszusage, die zweiten 50 Prozent mit dem Dienstantritt.⁶

Für Unternehmen wirkt das risikolos. Der Haken: Wer nur bei Erfolg bezahlt wird, arbeitet oft an vielen Suchen parallel und investiert dort, wo der schnellste Abschluss winkt. Für schwierige oder sensible Positionen ist das selten die beste Wahl.

2. Teilretainer

Das ist das Modell, das umgangssprachlich meist „Retainer" genannt wird. Genauer ist der Name Teilretainer, denn erfolgsunabhängig ist nur die Anzahlung. Bei Beauftragung wird ein Startbetrag fällig, der Rest bei erfolgreicher Besetzung. Kommt keine Besetzung zustande, bleibt es bei der Anzahlung. Eine niederösterreichische Personalberatung verrechnet dafür eine Auftragspauschale je Position bei Auftragserteilung und das Erfolgshonorar mit Abschluss des Beschäftigungsvertrags.⁷ Eine Wiener Beratung arbeitet mit einer Anzahlung bei Auftragserteilung und einer Restzahlung, für die ein Mindesthonorar von EUR 5.900,– gilt.²

Das ist der übliche Mittelweg. Das Unternehmen bindet die Beratung, ohne das volle Risiko zu tragen, und die Beratung kann verbindlich Zeit einplanen, statt auf den schnellsten Abschluss zu schielen. Die entscheidende Frage lautet, ob die Anzahlung am Ende auf das Honorar angerechnet wird oder zusätzlich anfällt.

3. Mandatshonorar (Retained Search)

Hier wird nicht der Erfolg bezahlt, sondern der Suchprozess. Wie ernst das gemeint ist, zeigen die Geschäftsbedingungen einer Wiener Executive-Search-Beratung. Sie wird ausschließlich als exklusiver Auftragnehmer tätig und leistet ausdrücklich keine Gewähr für das Erzielen eines bestimmten Sucherfolges. Bricht der Auftraggeber die Suche ab oder tritt er zurück, verrechnet sie mindestens 80 Prozent des vereinbarten Gesamthonorars.⁹ Das Unternehmen kauft damit verbindliche Arbeitszeit und Priorität, trägt aber das Suchrisiko mit.

Wann gezahlt wird, ist eine davon getrennte Frage. Der Markttest 2018 beschreibt es als „üblicherweise abhängig vom Projektfortschritt in drei bis vier Raten".⁸ Schon das Wort „üblicherweise" und die Spanne von drei bis vier zeigen, dass der Zahlungsplan Verhandlungssache ist und nicht das Modell definiert.

Die Drittelung ist der bekannteste dieser Zahlungspläne und wird deshalb oft mit dem Modell selbst verwechselt. Gezahlt wird in drei gleichen Teilen: bei Auftragserteilung, bei der Kandidatenpräsentation und bei Vertragsabschluss. Dieselbe Wiener Executive-Search-Beratung hält das so fest und nennt dort 33 Prozent des Brutto-Jahreszielgehalts auf Basis eines 40-Stunden-Vertrags, variable Anteile und Pauschalen eingerechnet.⁹ Auch eine oberösterreichische Beratung verrechnet in Dritteln: bei Auftragserteilung, nach der Kandidatenpräsentation und nach Abschluss des Dienstvertrags.¹⁰

Ein Detail, das man leicht übersieht: Das dritte Drittel ist an das Zustandekommen des Beschäftigungsvertrags geknüpft.^9,10 In einer der beiden Fassungen wird es allerdings spätestens mit Beendigung des Auftrags fällig, also auch ohne Besetzung.⁹ Und was passiert, wenn die Suche vorher abgebrochen wird, steht ohnehin nicht im Zahlungsplan, sondern in der Abbruchklausel. Genau die sollten Sie lesen.

4. Fixpreis und Module

Die Ausnahme vom gehaltsgekoppelten Standard: Leistungsbausteine wie Marktanalyse, Direktansprache oder Vorauswahl werden zu fixen Preisen verrechnet, unabhängig vom Gehalt der gesuchten Person. Ein Wiener Anbieter nennt für Active Sourcing öffentlich einen Fixpreis ab EUR 3.000,–, das ist allerdings sein eigener Angebotspreis und kein Marktschnitt.¹¹ Das Modell schafft Kostenkontrolle, verlagert aber mehr Prozessverantwortung zurück ins Unternehmen. Sinnvoll, wenn intern Recruiting-Erfahrung vorhanden ist.

Womit Sie rechnen können

Die belastbarste öffentliche Zahl für Österreich ist der Markttest des Industriemagazins vom September 2023. Für eine Vertriebsleitung (Head of Sales) mit EUR 120.000,– bis 150.000,– Jahresgehalt wurden 17 Personalberatungen angefragt. Zwölf legten ein Angebot, fünf verzichteten. Die Spanne reichte von EUR 15.500,– bis 39.000,–, der Großteil lag zwischen EUR 25.000,– und 39.000,–. Bezogen auf ein mittleres Gehalt von EUR 135.000,– sind das grob 12 bis 32 Prozent, die meisten Angebote zwischen rund 19 und 32 Prozent. Andreas Landgrebe von Boyden nennt im selben Beitrag rund 30 Prozent des Jahresbruttoeinkommens als fairen Preis. Das billigste Angebot kommentiert er mit einem Vergleich: Eine Rolex um EUR 700,– wird keine echte sein.¹

Schon der erste Markttest des Industriemagazins aus dem Jahr 2018 zeigte für eine Geschäftsführungsposition mit Finanzverantwortung dieselbe Größenordnung, mit Ausreißern von 16 bis 63 Prozent plus Spesen.⁸ Die Sätze haben sich zwischen den beiden Tests kaum bewegt. Die 2018er-Zahlen dienen hier nur noch diesem Zeitvergleich, die tragenden Werte stammen aus 2023 und aus aktuellen Geschäftsbedingungen.

Als Orientierung nach Positionsebene:

• Executive Search für Führungs- und Geschäftsleitungspositionen: Richtwert rund 30 Prozent des Bruttojahreszielgehalts.¹ Der höchste öffentlich nachlesbare Satz einer österreichischen Beratung liegt bei 33 Prozent.⁹ Nebenkosten wie Inserate, Diagnostik und Reisen kommen dort meist separat dazu.^9,10
• Fach- und Sachbearbeitungspositionen: deutlich darunter. Im Markttest 2018 nannte eine Personalchefin aus der Praxis etwa 18 Prozent für Sachbearbeitung und 25 bis 30 Prozent für die Geschäftsleitungsebene.⁸ Nach unten greifen Mindesthonorare, veröffentlicht sind EUR 5.900,–² und EUR 6.000,–.³
• Rein erfolgsbasierte Vermittlung: meist im unteren Teil der Spanne, weil der Aufwand je Suche geringer ist und mehrere Anbieter parallel arbeiten.

Bei einem Jahreszielgehalt von EUR 90.000,– liegt eine Besetzung damit grob zwischen EUR 18.000,– und 27.000,–, bei großen internationalen Beratungen auch darüber. Das klingt nach viel, bis man es gegen die Kosten einer Fehlbesetzung oder einer zwölf Monate unbesetzten Schlüsselrolle rechnet: Ausfall, Mehrbelastung im Team, verlorene Aufträge, nochmalige Suche.

Was in den AGB tatsächlich steht

Wer wissen will, was tatsächlich verrechnet wird, muss nicht auf die nächste Studie warten. Mehrere österreichische Personalberatungen veröffentlichen ihre Geschäftsbedingungen. Dort steht, was in Angeboten oft fehlt, und dort entscheidet sich, ob ein Prozentsatz günstig ist oder nur günstig aussieht.

Die Bemessungsgrundlage entscheidet mehr als der Prozentsatz

Jahresbrutto ist nicht gleich Jahresbrutto. Eine Wiener Executive-Search-Beratung rechnet sämtliche voraussichtlich zustehenden variablen Anteile und Pauschalen hinzu und legt einen 40-Stunden-Vertrag zugrunde.⁹ Eine oberösterreichische Beratung zählt variable Gehaltsanteile und Sachbezüge dazu.¹⁰ Bei einer Wiener Beratung sind Prämien, Provisionen, Zulagen und Gehaltserhöhungen im ersten Dienstjahr immer Teil der Bemessungsgrundlage.² Ein Prozentsatz ist also erst dann vergleichbar, wenn bei beiden Angeboten dieselbe Basis darunterliegt.

Monatsgehälter und Prozent vergleichbar machen

Mehrere Anbieter rechnen nicht in Prozent, sondern in Monatsgehältern: drei Bruttogehälter,³ das Dreifache eines Brutto-Monatsgehalts⁴ oder vier Bruttomonatsgehälter.⁵ Nebeneinandergelegt sagen die beiden Einheiten wenig, solange man sie nicht auf dieselbe Basis bringt. Ein Jahresbrutto sind in Österreich vierzehn Monatsgehälter: Drei Monatsgehälter sind damit rund 21 Prozent, vier rund 29 Prozent. Ein Angebot über 30 Prozent liegt also knapp über einem Angebot über vier Monatsgehälter, nicht darunter. Was zusätzlich in die Bemessungsgrundlage fällt, verschiebt beide Zahlen gleichermaßen.

Wann das Honorar fällig wird

Die Auslöser sind unterschiedlich und sie verschieben das Risiko: mit Abschluss des Beschäftigungsvertrags,⁷ bei Dienstantritt,³ zur Hälfte schon mit der Einstellungszusage⁶ oder bereits dann, wenn der Person ein Angebot gemacht wurde.² Tritt die Person am Ende doch nicht an, entscheidet genau dieser Satz im Vertrag, wer den Schaden trägt.

Nachwirkung, Garantie und Spesen

Nachwirkung: Ein großer Personaldienstleister hält fest, dass das Honorar auch dann anfällt, wenn das Unternehmen mit einer benannten Person innerhalb von zwölf Monaten ein Vertragsverhältnis eingeht.⁶ Eine andere Beratung bindet zwei Jahre ab Erhalt der Kandidatendaten, dazu ein Jahr ab Beendigung eines Beschäftigungsvertrags.⁹ Solche Klauseln sind üblich, schauen Sie auf die Frist.

Garantie: Die Fristen für eine kostenlose Nachbesetzung reichen von einem Monat⁴ über drei Monate⁹ bis zu sechs Monaten,⁷ im Markttest 2023 lagen sie zwischen einem und zehn Monaten.¹ Achten Sie auf zwei Details: auf die Meldefrist, denn eine Beratung verlangt die Meldung binnen drei Wochen, sonst entfällt die Nachsuche,¹⁰ und auf die Ausnahmen, denn bei wirtschaftlichen oder organisatorischen Gründen und bei Krankheit greift die Garantie oft nicht.⁹

Spesen: Reisekosten, Diäten, Inserate und Sonderleistungen sind bei mehreren Anbietern ausdrücklich nicht im Honorar enthalten.^9,10 Wer Angebote vergleicht, muss diese Positionen dazurechnen.

Was das Honorar beeinflusst

• Position und Gehaltsniveau: die Bezugsgröße für den Prozentsatz
• Marktenge: je rarer das Profil, desto aufwendiger die Suche
• Region: in eng vernetzten regionalen Märkten braucht die Ansprache mehr Fingerspitzengefühl als in anonymen Großstadtmärkten
• Vertraulichkeit: eine verdeckte Suche mit Sperrlisten, Kommunikationsregeln und stufenweiser Offenlegung bedeutet mehr Prozessarbeit als eine offene Suche
• Exklusivität: exklusive Mandate werden mit mehr Priorität bearbeitet als Suchen, die parallel an mehrere Vermittler vergeben sind. Rechtlich hat das eine Grenze: Nach § 5 AMFG sind Alleinvermittlungsaufträge nur zulässig, soweit eine sachliche Rechtfertigung dafür besteht.¹²

Drei Punkte, die oft übersehen werden

Es zahlt immer das Unternehmen. Das Arbeitsmarktförderungsgesetz schreibt in § 5 AMFG vor, dass Arbeitsvermittlung für Arbeitsuchende unentgeltlich ist. Die einzige Ausnahme gilt für Künstler:innen und Sportler:innen. Selbst dort ist das Entgelt mit 10 Prozent des gesamten Bruttoarbeitsentgelts gedeckelt.¹² Wer Ihnen Kandidat:innen vorstellt, hat von diesen also kein Geld bekommen und darf das auch nicht. Das Honorar des Unternehmens ist der einzige Ertrag der Suche. Genau deshalb lohnt es sich, seinen Umfang zu prüfen.

Die Branche ist überschaubar. Die Statistik Austria zählte für 2025 rund 1.560 Unternehmen mit Gewerbeberechtigung zur Arbeitsvermittlung und 17.767 gemeldete Vermittlungen, davon 1.872 in der Steiermark. Diese Zahl umfasst alle Vermittlungen vom Hilfsjob bis zur Geschäftsführung. Führungskräfte machen mit 1.622 Vermittlungen österreichweit nur einen kleinen Teil aus, in der Steiermark waren es 258.¹³ Der Markt für Führungsbesetzungen ist also klein und persönlich. Man kennt sich. Genau das macht Vertraulichkeit so wichtig.

Nachbesetzung und Zweitbesetzung sind Verhandlungssache. Im Markttest 2023 boten die Beratungen eine kostenlose Nachbesetzung an, falls die Person früh wieder geht, mit Fristen zwischen einem und zehn Monaten (2018: drei bis zwölf Monate). Wer aus derselben Shortlist eine zweite Person einstellt, zahlt je nach Anbieter 15 bis 100 Prozent des Honorars noch einmal.¹ Beides gehört ins Angebot, nicht in die beigelegten Bedingungen.

Kostet verdeckte Personalsuche mehr?

Der Suchaufwand ist ähnlich, die vertrauliche Prozessführung kommt dazu: Sperrlisten pflegen, Kommunikationswege absichern, Informationen stufenweise freigeben, Gespräche so organisieren, dass niemand unnötig etwas mitbekommt. Das kann sich im Honorar niederschlagen, muss aber nicht dramatisch sein.

Wann eine verdeckte Suche sinnvoll ist und wann eine offene reicht, zeigt der Beitrag „Wann ist verdeckte Personalsuche sinnvoll?“. Wie sich Personalvermittlung, Personalberatung und Executive Search unterscheiden, erklärt der Beitrag „Personalvermittlung, Personalberatung, Headhunter“.

Was im Honorar enthalten sein sollte

• Zielprofil und Suchstrategie, gemeinsam erarbeitet und nicht nur abgefragt
• systematische Recherche nach Zielunternehmen und Funktionen
• persönliche Direktansprache (keine Massenmails)
• geführte Interviews mit ehrlicher Einschätzung, auch zu Risiken
• eine geprüfte Shortlist statt eines Stapels Lebensläufe
• Begleitung bis zum Vertragsabschluss, inklusive Erwartungs- und Gehaltsabstimmung
• eine Nachbesetzungsregelung, falls die Person früh wieder ausscheidet

Fehlen mehrere dieser Punkte, vergleichen Sie kein Headhunting-Angebot, sondern eine Lebenslauf-Weiterleitung. Das erklärt dann auch den niedrigeren Preis.

Sieben Fragen, die Sie vor der Beauftragung stellen sollten

1. Welches der vier Modelle liegt dem Angebot zugrunde und wann wird welcher Teil fällig?
2. Bei einem Prozentangebot: Worauf bezieht sich der Satz? Auf das Jahresbrutto allein oder kommen Bonus, Provisionen, Zulagen und Sachbezüge dazu?
3. Was löst die Zahlung aus: die Vertragsunterzeichnung, der Dienstantritt oder schon die Einstellungszusage?
4. Was genau ist enthalten, was kostet extra (Inserate, Diagnostik, Reisekosten) und was kostet eine zweite Besetzung aus derselben Shortlist?
5. Wer arbeitet konkret an meiner Suche und mit wie vielen parallelen Mandaten?
6. Was passiert, wenn die Person früh wieder geht: Wie lange gilt die Nachbesetzungsfrist, welche Meldefrist muss ich einhalten und welche Fälle sind ausgenommen?
7. Wie wird Vertraulichkeit abgesichert, gibt es Sperrlisten und klare Kommunikationsregeln?

Fazit

Ein Headhunter kostet in Österreich marktüblich rund 20 bis 30 Prozent eines Jahreszielgehalts, bei klassischer Executive Search rund 30 Prozent, bei Fach- und Sachbearbeitungspositionen darunter, nach unten begrenzt durch Mindesthonorare. Entscheidend ist aber weder der Prozentsatz allein noch das Modell allein, sondern das Zusammenspiel aus beidem: Wie viel Risiko tragen Sie, auf welcher Basis wird gerechnet und was bekommen Sie dafür? Eine geführte, diskrete Suche mit geprüften Kandidat:innen ist etwas anderes als eine Bewerbungslotterie. Bei sensiblen Positionen kommt die vertrauliche Prozessführung dazu. Genau dort entscheidet sich, ob sich das Honorar lohnt.

Ich arbeite auf Auftragsbasis: Nach einem vertraulichen Erstgespräch bekommen Sie eine klare Empfehlung, wie der Auftrag aussehen würde und mit welchem Honorar Sie rechnen müssen, transparent und vor jeder Beauftragung besprochen. Mehr dazu unter Investition und auf der Seite „Headhunter Graz“.

Daniel Pfingstl

Daniel Pfingstl ist Personalberater, Headhunter und Gründer von verdeckte-personalsuche.at. Er unterstützt Unternehmen in Graz, der Steiermark und österreichweit bei verdeckter Personalsuche, diskreter Direktansprache und der Besetzung kaufmännischer sowie technischer Schlüsselrollen. Mehr über Daniel Pfingstl · LinkedIn-Profil