Eine verdeckte Personalsuche folgt klaren Schritten und abgestimmten Regeln zur Vertraulichkeit.
In der ersten Woche klären wir Zielprofil, Suchfelder, Sperrlisten und Kommunikationsregeln. Ab Woche 2 beginnt die Direktansprache, zunächst ohne Ihren Firmennamen. Gespräche und Prüfung laufen überlappend. Für die engere Auswahl, die sogenannte Shortlist, sind sechs bis zehn Wochen ein Richtwert. Bis zum Dienstantritt kommen abschließende Gespräche, Vertragsabstimmung und gegebenenfalls Kündigungsfristen hinzu.
Wer erstmals eine vertrauliche Besetzung plant, möchte vor allem wissen: Wie bleibt die Suche diskret? Wie lange dauert sie? Und wann muss ich selbst mitwirken?
Der grundlegende Ablauf ist ähnlich, ob eine noch besetzte Position neu besetzt oder eine Nachfolge vorbereitet wird. Suchstrategie, Zeitplan und Vertraulichkeitsregeln richten sich nach Ihrer Situation. Wann eine verdeckte Suche sinnvoll ist, erklärt der Grundlagenbeitrag. Hier geht es um die einzelnen Schritte.
| Phase | Wann | Was passiert | Ihre Mitwirkung |
|---|---|---|---|
| 1 · Vorbereitung | Woche 1 | Zielprofil, Suchfelder, Sperrlisten und Kommunikationsregeln abstimmen | Anforderungen, Rahmenbedingungen und internen Informationskreis festlegen |
| 2 · Ansprache | Woche 2 bis 6 | Geeignete Personen diskret ansprechen, zunächst ohne Firmennamen | Suchstand prüfen und bei Rückfragen oder nötigen Anpassungen zeitnah entscheiden |
| 3 · Prüfung | Woche 4 bis 8 | Gespräche und Kompetenzprofil; Referenzen nach vorheriger Abstimmung mit den Kandidat:innen | Freigeben, wann Ihr Unternehmen genannt werden darf |
| 4 · Auswahl | Shortlist meist in Woche 6 bis 10; weitere Schritte anschließend | Geprüfte Profile vorstellen, Ihre Gespräche begleiten und Vertragsbedingungen abstimmen | Gesprächstermine ermöglichen, Rückmeldungen geben und die Entscheidung treffen |
Die Phasen überlappen einander. Die Shortlist ist ein Zwischenschritt: Danach folgen Ihre Auswahlentscheidung und die Vertragsunterzeichnung. Auch die Zeit bis zum tatsächlichen Dienstantritt gehört in die Planung.
Vor Woche 1: das vertrauliche Erstgespräch
Zuerst besprechen wir, um welche Position es geht, wie dringend die Besetzung ist und wie vertraulich die Suche bleiben muss. Für die erste Anfrage reichen wenige Eckdaten. Sensible Angaben zur aktuellen Besetzung oder zu beteiligten Personen besprechen wir persönlich. Auf Wunsch unterschreibe ich vorab eine Geheimhaltungsvereinbarung.
Das Gespräch ist ergebnisoffen. Vielleicht genügt eine offene Ausschreibung, vielleicht müssen Aufgaben oder Zuständigkeiten zuerst intern geklärt werden. Bevor die Suche startet, sollte feststehen, ob und mit welchem Ziel extern gesucht wird.
Woche 1: Zielprofil, Suchfelder und Sperrlisten
Zum Start legen wir die Grundlagen fest:
- Das Zielprofil: Aufgaben, Muss-Kriterien, Erfahrung, Gehaltsrahmen und gewünschter Dienstantritt. Entscheidend ist, was die Rolle tatsächlich braucht.
- Die Suchfelder: Branchen, Regionen und Unternehmen, in denen geeignete Personen zu finden sind. Der Suchraum soll genügend Chancen bieten und unnötige Kontakte vermeiden.
- Die Sperrlisten: Gemeinsam vereinbaren wir, welche Unternehmen und Personen nicht angesprochen werden dürfen. Dazu können Kund:innen, Lieferanten, Partnerunternehmen, bestimmte Mitbewerber oder persönliche Kontakte gehören. Ein Ausschluss gilt nur nach Vereinbarung.
Die Sperrlisten stehen vor der ersten Ansprache. Sie schützen sensible Beziehungen und bestimmen zugleich, wie groß der verfügbare Suchraum ist. Spätere Änderungen stimmen wir ab; bereits geführte Gespräche lassen sich dadurch nicht rückgängig machen.
Ebenso klären wir, wer intern von der Suche weiß, wer entscheidet und wer Profile sehen darf. Der Kreis bleibt so klein wie möglich. Muss später jemand dazukommen, wird das vorher abgestimmt.
Woche 2 bis 6: diskrete Direktansprache
Ich spreche geeignete Personen persönlich an, zunächst ohne Ihr Unternehmen zu nennen. Sie erhalten eine Beschreibung der Rolle und des freigegebenen Rahmens. Ob sie ein Gespräch führen möchten, entscheiden sie selbst.
Welche Angaben dafür geeignet sind, stimmen wir vorher ab. In kleinen Märkten können schon Branche, Standort und Unternehmensgröße auf einen Arbeitgeber hinweisen. Deshalb werden auch diese Angaben so beschrieben, dass Rückschlüsse möglichst vermieden werden. Vollständig ausschließen lässt sich eine Wiedererkennung nicht. Den Grund für die vertrauliche Ansprache erkläre ich offen.
Alle zwei Wochen erhalten Sie einen Bericht zum Suchstand: Wie entwickelt sich die Ansprache, wie groß ist das Interesse und wo gibt es Hindernisse? Angaben zu einzelnen Personen werden zunächst anonymisiert. Bevor ich identifizierbare Profile weitergebe, stimme ich das mit den betreffenden Kandidat:innen ab.
Woche 4 bis 8: Gespräche, Kompetenzprofil und Referenzen
Während die Ansprache weiterläuft, führe ich mit den ersten Interessierten vertiefende Gespräche. Der Lebenslauf zeigt nur einen Teil dessen, was für die Besetzung zählt. Ebenso wichtig sind Wechselmotivation, Erwartungen, Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit.
Für die engere Auswahl kommt ein Kompetenzprofil hinzu: eine strukturierte Einschätzung der Fähigkeiten und Erfahrungen, die für die Rolle wichtig sind. Referenzgespräche werden vorab mit der jeweiligen Person abgestimmt. Dabei klären wir, wer kontaktiert werden darf und wann. Der aktuelle Arbeitgeber wird nicht ohne ausdrückliche Zustimmung kontaktiert.
Ihr Firmenname fällt erst, wenn Interesse besteht, die wesentlichen Anforderungen erfüllt sind und Sie die Nennung freigeben. So erfahren Kandidat:innen schrittweise mehr, bevor sie in konkrete Gespräche mit Ihnen gehen.
Woche 6 bis 10: die Shortlist und Ihre Gespräche
Für die Shortlist sind sechs bis zehn Wochen ein Richtwert. Angestrebt sind drei bis vier geprüfte Personen mit meiner Einschätzung: Was spricht für die Person, wo sehe ich Risiken und was sollten Sie im Gespräch noch klären?
Die Zahl ist keine Zusage. Finden sich weniger geeignete Personen, besprechen wir die Gründe und prüfen gemeinsam, ob Suchgebiet, Anforderungen oder Rahmenbedingungen angepasst werden sollten.
Ihre Gespräche organisieren wir vertraulich: etwa außer Haus oder online, mit einem kleinen Teilnehmerkreis und abgestimmten Kalenderbezeichnungen. Die Vertraulichkeit gilt während des gesamten Auswahlprozesses und über die Vertragsunterzeichnung hinaus. Wann, wie und gegenüber wem die Besetzung bekannt gegeben wird, stimmen wir gesondert ab.
Ich begleite die weiteren Gespräche und die Abstimmung der Vertragsbedingungen. Gehalt und Erwartungen klären wir möglichst früh, damit unterschiedliche Vorstellungen rechtzeitig sichtbar werden.
Ein Beispiel: technische Leitung vertraulich besetzen
Angenommen, eine technische Leitung soll neu besetzt werden, während die Position noch besetzt ist. Vor dem Start vereinbaren wir, welche Unternehmen ausgeschlossen bleiben. In der ersten Ansprache beschreibe ich Aufgaben und Verantwortungsbereich; Standort und Branche bleiben so allgemein wie für die Situation nötig.
Zeigt eine Person Interesse und erfüllt sie die wesentlichen Anforderungen, hole ich Ihre Freigabe zur Nennung des Unternehmens ein. Erst nach Abstimmung mit der Person erhalten Sie ein identifizierbares Profil. Dieses vereinfachte Beispiel zeigt, wie beide Seiten schrittweise Informationen erhalten. Es beschreibt keinen konkreten Kundenauftrag.
Wie lange dauert eine Besetzung insgesamt?
Die Zeit bis zur Shortlist ist nur ein Teil der Gesamtdauer. Hinzu kommen Ihre Gespräche und Entscheidung, die Vertragsabstimmung sowie gegebenenfalls Kündigungsfristen und ein vereinbarter Eintrittstermin. Je nach Position können diese Schritte mehrere zusätzliche Wochen oder Monate beanspruchen.
Den voraussichtlichen Gesamtzeitraum besprechen wir anhand der konkreten Rolle und aktualisieren ihn, sobald die Verfügbarkeit geeigneter Personen bekannt ist. Für Ihre Planung rechnen wir vom gewünschten Dienstantritt zurück und berücksichtigen auch die nötige Übergabe.
Warum die Wochenangaben Richtwerte sind
Der Ablauf lässt sich strukturieren; wie schnell eine passende Person gefunden wird und tatsächlich beginnt, hängt von mehreren Faktoren ab:
- wie viele Personen die Anforderungen erfüllen und wechseln möchten
- wie attraktiv Aufgaben, Gehalt und Arbeitsbedingungen sind
- wie groß der Suchraum nach den vereinbarten Ausschlüssen bleibt
- wie schnell Rückmeldungen, Gesprächstermine und Entscheidungen möglich sind
- welche Urlaubszeiten, Kündigungsfristen und Eintrittstermine zu berücksichtigen sind
Wenn sich der Zeitplan verändert, besprechen wir die Ursache und die nächsten Schritte. Zeitnahe Rückmeldungen helfen, geeignete Personen im Prozess zu halten und Verzögerungen zu vermeiden.
Was vor dem Start geklärt sein sollte
- Ziel und Rahmen: Warum wird gesucht, welche Anforderungen sind unverzichtbar und welcher Gehaltsrahmen ist möglich?
- Zuständigkeiten: Wer ist eingebunden, wer entscheidet und wer gibt Rückmeldungen?
- Vertraulichkeit: Welche Kontakte sind ausgeschlossen und welche Informationen dürfen wann weitergegeben werden?
- Spätere Kommunikation: Wann und wie sollen die betroffenen Personen, das Team oder weitere Beteiligte informiert werden?
Dabei hilft die kostenlose Checkliste „Eine Schlüsselposition vertraulich besetzen“. Ist die Position noch besetzt, finden Sie weitere Hinweise im Beitrag „Eine noch besetzte Position diskret ersetzen“.
Fazit: klare Schritte und abgestimmte Vertraulichkeit
Eine verdeckte Personalsuche braucht Vorbereitung, gezielte Ansprache und klare Entscheidungen. Vereinbarte Sperrlisten, die schrittweise Weitergabe von Informationen und regelmäßige Berichte machen den Prozess nachvollziehbar. Für einen realistischen Dienstantritt planen wir auch Auswahl, Vertragsabstimmung und Verfügbarkeit ein.
Was eine Besetzung kostet, erklärt der Beitrag „Was kostet ein Headhunter?“.
Daniel Pfingstl
Daniel Pfingstl ist Personalberater, Headhunter und Gründer von verdeckte-personalsuche.at. Er unterstützt Unternehmen in Graz, der Steiermark und österreichweit bei verdeckter Personalsuche, diskreter Direktansprache und der Besetzung kaufmännischer sowie technischer Schlüsselrollen. Mehr über Daniel Pfingstl · LinkedIn-Profil
Vertrauliches Erstgespräch
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Im Erstgespräch klären wir Ausgangslage, realistischen Zeitrahmen und ob eine verdeckte Suche der richtige Weg ist. Unverbindlich und ohne Verpflichtung zur Beauftragung.